Se dovessimo attenerci fedelmente al titolo di questo pezzo, dovremmo cercare di esporre in modo equilibrato quali dovrebbero essere i motivi per utilizzare o meno un software per la gestione di un’attività di ristorazione. Ma onestamente, nel 2019 ha ancora senso continuare ad utilizzare la carta? Massimo rispetto ovviamente per chi utilizza ancora la classica presa d’ordine carta e penna, ma è evidente che quel tipo di prassi operativa oramai è superata, obsoleta. Non è nostro compito farci sponsor dei software gestionali, ma abbiamo provato a fare il classico schema pro e contro e, purtroppo il confronto è stato impietoso. Proviamo a fare un po’ di ordine.
È evidente, per quanto magari marginale, che utilizzare un software nella ristorazione in un epoca estremamente tecnologica significhi essere al passo con i tempi e dimostrarlo ai clienti. Ma non è un solo aspetto formale.
Su carta o online?
La gestione su carta tendenzialmente non lascia nessuna traccia del lavoro fatto, ci si ritrova a fine serata o alla fine del periodo di riferimento avendo un dato unico che sarà quello del fatturato ma non altre informazioni. Che piatti ho venduto maggiormente? Quali sono state le fasce orarie più alto-vendenti? Quale è stato il mio scontrino medio? Quante persone ho servito? Quante volte ho fatto girare i miei tavoli?
Per fare ristorazione in modo organizzato non si può prescindere dall’utilizzare un software che può essere più o meno complesso (in relazione anche al tipo di attività che deve gestire) ma così facendo si potrebbe:
1
Eliminare le ordinazioni cartacee, ovvero scritte a mano, quindi estremamente rischiose per via della calligrafia, del tempo di presa dell’ordine, del mancato rispetto di inserimento in produzione, del non poterle condividere nei vari reparti (es. bar/cucina/pizzeria…).
2
Conoscere non solo in tempo reale, ma avere uno storico sempre aggiornato di tutto ciò che succede, il che ovviamente conferisce consapevolezza al ristoratore non solo sui propri numeri di vendita, fondamentali per una sana e corretta gestione, ma anche sulla gestione del magazzino, degli approvvigionamenti, degli scarti, dei piatti non più disponibili…
3
Sapere chi sono i nostri clienti, quali sono le loro abitudini, la frequenza con la quale vengono a consumare, i tempi medi di occupazione del tavolo, la consumazione media pro-coperto, lo scontrino medio, i piatti più venduti.
4
Avere un’idea precisa di come si suddivide il fatturato totale, individuando delle precise aree merceologiche da tenere monitorate costantemente: es. il comparto bibite, la pizzeria, gli antipasti/primi/secondi, i dessert, il bar… perché ognuna di queste aree contribuisce in modo autonomo alla generazione del fatturato ed è quindi importante averne sempre un’indicazione circa l’andamento.
5
Migliorare il servizio al cliente: tempi per l’ordinazione più brevi, minor margine d’errore nella compilazione dell’ordine, miglioramento della preparazione dello staff di sala (magari con l’inserimento per ogni piatto di alcune informazioni utili alla descrizione/presentazione degli stessi) che significa quindi maggior competenza nell’accompagnare il cliente alla scelta.
6
Condividere con tutti gli operatori ogni ordinazione, in modo tale che la modifica, l’integrazione o la chiusura dell’ordinazione possa essere effettuato da tutti e non solo dal singolo.
7
Semplificare notevolmente la gestione della preparazione degli ordini nei vari reparti perché le ordinazioni verrebbero stampate o visualizzate a monitor nel corretto ordine in cui sono state prese, si eviterebbero le perdite dei bigliettini di carta (quindi le ordinazioni), si potrebbe gestire meglio il servizio facendo arrivare insieme tutte le pietanze di un tavolo piuttosto che scaglionate in base al reparto di produzione.
8
Se il software lo prevede, riuscire a profilare i clienti, il che darebbe modo di poter gestire delle campagne di digital marketing con l’invio di comunicazioni sms, mail o newsletter finalizzate alla fidelizzazione degli stessi.
9
Gestire con un unico strumento tutta la vita della nostra attività, banalmente le vendite, gli acquisti, i fornitori e i clienti, le relative statistiche che se gestite in modo corretto possono dare notevoli spunti di miglioramento.
10
Fruire di programmi estremamente semplici da utilizzare, che non necessitano di particolare formazione essendo pensati sulla linea dei software degli smartphone, che hanno reso di fatto molto più democratica la tecnologia.
